Il peut paraître surprenant d’aborder dans cette newsletter consacrée à la mise en œuvre d’une société du care l’amélioration de la productivité. En fait, ce type de démarches sont plus que jamais d’actualité pour au moins deux raisons :
- Pour financer leur effort de résilience, les collectivités locales, les organisations d’une manière générale et chaque citoyen vont devoir économiser des ressources, du temps et de l’énergie par ailleurs (ex : Je ne peux m’équiper de panneaux solaires si je ne fais pas d’économie sur des dépenses de confort)
- En permettant aux équipes de se redéployer vers des activités et des tâches plus porteuses d’avenir, ces techniques contribuent à redonner du sens à leur travail et à décupler leur motivation
La 3C (Chasse aux Coûts Cachés) = un outil extrêmement efficace
Définition : un coût caché est une charge d’exploitation sans aucune valeur ajoutée et qui reste sous les radars des systèmes de reporting traditionnels. On sait qu’il existe mais on ne fait rien.
Les principaux coûts cachés
- Surqualité : Des fonctionnalités, un niveau de prestation (précision, rapidité…) n’apportant pas de valeur ajoutée au client ; la production de notes d’études et d’information ne contribuant pas à la satisfaction du besoin de celui-ci
- Des tâches inutiles : Des contrôles exhaustifs répétés, des ressaisies d’informations qui pourraient être évitées, une production manuelle qui pourrait être automatisée, des réunions trop fréquentes et chronophages
- Sous-utilisation (ou sur capacité) des moyens matériels et logiciels, des locaux, d’abonnements à des services
- Des moyens matériels et logiciels obsolètes et/ou vieillissants
- Des absences « non justifiées »
- Des temps morts, des temps de pause inappropriés
- Des procédures, des formulaires compliqués
- Des erreurs, des malfaçons avec pour conséquences des corrections, des redressements, des explications
- Des gaspillages d’énergie, de téléphone, d’essence, de fournitures de bureau…
Déroulement de la démarche : À l’instar du cost killing intelligent, une 3C se déroule sous la forme d’ateliers réunissant les équipes. Ces séances leur permettent de répondre à 3 questions :
- Le coût caché X, Y ou Z existe-t-il dans notre entreprise ? O (Oui), N (Non), NSP (Ne Sait Pas)
- Ce coût caché est-il d’importance ? E (Élevée), M (Moyenne), F (Faible)
- Comment réduire ce coût caché ?
Conditions de réussite
- L’objectif de réduction des coûts doit être suffisamment ambitieux pour être motivant et rendre nécessaire une remise en question radicale de l’existant (reset)
- Ne surtout pas préférer le passage en force à un mode collaboratif estimé trop chronophage
- Proposer un deal win/win aux collaborateurs (ex : Une partie du temps économisé est rétribué en réduction du temps de travail)
- Appliquer la règle des 80/20 (se concentrer en priorité sur les postes de coûts et les coûts cachés les plus importants